Von zuhause arbeiten ist für euch neu?  Verkürzt die Lernkurve mit den Erfahrungen aus langjähriger Praxis in ortsunabhängigem Arbeiten.

Zur Zeit arbeite ich aus unserem Coworking Space oder dem Home Office in Spanien.  Wir leben hier seit der Nacht auf den 15. März mit Ausgangssperre.  Was das bedeutet, haben wir hier in der deutschsprachigen Ausgangssperre FAQ für Mallorca zusammengefasst. Für viele ist Remote Work gerade als kurzfristige Reaktion auf die Coronavirus-Situation etwas Neues – nehmt Tipps mit von einer, die das schon sehr erfolgreich lange praktiziert…

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Hinweis: In diesen Blogbeitrag und in die Sammlung von nützlichen Werkzeugen fliessen auch Inspirationen aus den Sessions des Corporate Learning Camp #clc20digital ein, das letzte Woche rasch vom Veranstaltungsort Hamburg nach Digitalien verlegt wurde.  Positiver Nebenbeffekt:  Für das Live-Barcamp gab es bereits einen Teilnahme-Stop; virtuell waren wir mit knapp 450 Teilnehmer.innen dabei.  Es war ein sehr faszinierendes Barcamp, in fast hundert Sessions gaben die Teilnehmenden Informationen, testeten Werkzeuge, tauschten sich zu den aktuellen Entwicklung aufgrund des COVID-19 aus und nahmen besonders auch eher online-abstinenten Leute mit auf digitale Entdeckungsreise.

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Remote Work ist ein Mindset

Bevor ich über Empfehlungen rund um erprobte Tools für das Arbeiten von unterwegs oder aus dem Home Office spreche:  Das sind nur Hilfsmittel, wichtig ist die Einstellung zum Arbeiten von zuhause.  Gerade in Deutschland wurde das in den letzten Jahrzehnten nur ungern gesehen.  Ich kann davon ein Lied singen, und ganz ehrlich war die Freiheit, selber bestimmen, von wo aus ich meine Aufgaben erledige, einer meiner Beweggründe nicht mehr in Festanstellung zu arbeiten.

Wir müssen daher jetzt ganz dringend über die Einstellung von Führungskräften und Belegschaft zum verteilten Arbeiten sprechen.  Wer noch nie aus dem Home Office gearbeitet hat, hat sicherlich Probleme, plötzlich und ohne Heranführung remote produktiv sein.  Wenn ich an das in einigen Organisationen gepflegte ‚Management auf Zuruf‘ oder gar Micromanagement denke – diese Arbeitsweise ist mit einem plötzlich verteilt arbeitenden Team kaum abbildbar.

Das bedeutet, hier sind Gespräche miteinander wichtig, in denen konkrete Vereinbarungen getroffen werden.  Führungskräfte brauchen eventuell Unterstützung in Loslassen und besonders in Vertrauen in die Teams.  Auf der Seite der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind eventuell Angebote wie Trainings in klarer Kommunikation und raschem Lernen zweckmässiger gemeinsamer Tools zur Zusammenarbeit sinnvolle Hilfestellungen.

Haben die Mitarbeiter.innen zuhause einen Arbeitsplatz, an dem sie fünf Tage in der Woche für eine typische 40-Stunden-Woche arbeiten können?  Haben sie eine schnelle Internet-Anbindung oder ist ihr Anschluss – zum Beispiel weil sie in Deutschland auf dem Land leben – nur für den persönlichen Gebrauch ausgelegt?  Solche Szenarien sind in punkto individueller Leistungsfähigkeit, Reaktionsfreudigkeit, Verzögerungen, Video-Calls etc. auf jeden Fall zu berücksichtigen.  Hier gilt es seitens Führungskräfte und genauso im Team sehr tolerant zu sein und wohlwollend zu denken, statt reflexhaft „Typisch Herr Meier/Frau Schmidt“ zu stöhnen.

Mensch im Fokus

Ihr merkt es schon:  Wichtiger als irgendeine technische Lösungen ist der Mensch.  Daher denkt drüber nach, ob sich eure Kolleg.inn.en oder eure Mitarbeiter.innen gut selbst disziplinieren können.  Wenn es viel Micromanagement im Unternehmensalltag gibt und damit wenig Freiheit in der Aufgabenerledigung, fehlt dazu im Home Office der gewohnte externe Antreiber.  Gerade das Thema Selbstdisziplin ist im übrigen einer der Gründe für Selbständige, in einem Coworking Space zu arbeiten:  Die Produktivität am Nachbarschreibtisch wirkt ansteckend – und zwar im positiven Sinne.

Falls der Coworking Space nicht zum Einsatz kommen kann (siehe mein aktuelles Beispiel der Ausgangssperre in Spanien), unterstützt euch gegenseitig dabei, diese neue Form des Arbeitens umzusetzen.  So sind sicherlich am Anfang vermehrte Online-Sessions im direkten Team aber auch mit Kolleg.inn.en aus anderen Abteilungen wichtig, wertschätzend und sinnvoll.

Dazu ein paar Tipps für Teams:

• Tagesplan für das Team aufstellen: Regelmässige Online-Treffen zu festgelegten Zeiten wie beispielsweise ein morgendliches Treffen geben Struktur, die im Home Office gerne mal abhanden kommt.
• Einen gemeinsamen Web-Timer wie Cuckoo im Team nutzen, um nach fokussiertem Arbeitseinheiten eine Pause gemeinsam zu verbringen.
• Gemeinsame Plattform für Dokumentationen vereinbaren, visualisieren was am Tag gelaufen ist wie beispielsweise in einem Trello-Board oder Online-Whiteboard fürs Team.
• Rücksicht bei Nichterreichbarkeit und Respekt vor fokussierten Arbeitszeiten verabreden.
• Weiterbildung anbieten und Schulungen für diejenigen, die Unterstützung mit Tools etc. benötigen.
• Wertschätzung zeigen – das erfolgt im normalen Rahmen selten, jetzt ist es umso wichtiger, damit trotz Entfremdung gespürt wird, dass die Erledigung der Aufgaben wichtig ist und gesehen wird.
• Feierabend-Retrospektive für das Team als Online-Meeting anbieten, nicht als Pflicht aber als Angebot. Austausch untereinander befähigen zum Beispiel durch spontan gemischte 1:1 Talks in einem Zoom-Call.
• Kommunikation ist enorm wichtig  – als Führungskraft für das Team da sein, Gesprächsangebote gut sichtbar geben und die Kommunikation untereinander anregen.

Und ergänzend fürs Homeoffice:

Klar, wer mit Familie zuhause lebt, muss hier besprechen, in welchen Zonen das Arbeiten und die Freizeit stattfinden soll.  Sonst sind die Auseinandersetzungen vorprogrammiert.  Oder der einzige Rückzugsort ist das Badezimmer, um endlich ein ungestörtes Telefonat führen zu können.  Hm, wurde daher das Toilettenpapier gehamstert, um mit den Rollen im Bad eine trockenere Akustik zu schaffen?

• Struktur für den Tag geben, Tagesziele setzen, Journal führen, bewusst das Arbeiten starten – zum Beispiel indem ihr etwas überstreift, das ihr auch im Büro anziehen würdet.
• Privaten Tagesplan gemeinsam mit der Familie und/oder Mitbewohnern entwickeln in Abstimmung mit dem Team-Plan.
• Raumplan für die Familie aufstellen:  Wo kann es lärmen, wo brauchen Lernende oder Arbeitende Ruhezeiten, wie ist erkennbar, dass jemand gerade nicht gestört werden sollte.
• Socializing mit Kolleg.inn.en: Regelmässige Video-Chats oder Telefonat mit Lieblings-Kollege oder -Kollegin verabreden.
• Pausen werden gerade im Home Office häufig vergessen:  Am besten gleich dafür einen Wecker im Smartphone einstellen.

Voraussetzungen im Unternehmen

Organisationen und Betriebe, die in den letzten Jahrzehnten das Thema Digitalisierung ausgesessen haben, haben nun einiges auf der Liste in punkto technischer Voraussetzungen, damit die Belegschaft überhaupt von zuhause arbeiten kann.  Dazu zählen:

• Gesicherte Einwahlmöglichkeit ins interne Unternehmens-Netzwerk von aussen mit Virtual Private Network (VPN) für den gesicherten Zugriff auf sensible Daten (falls vorhanden: Check, ob belastbar mit erhöhter Anforderung; Check VPN Lizenz-Anzahl)
• Laptops für Belegschaft, die remote arbeitet
• Online-Conferencing-Lösungen, die das Unternehmen für die Belegschaft lizensiert
• Firmen-Smartphones für Belegschaft, die remote arbeitet
• Möglichkeit der Rufumleitung aus der Telefonanlage auf externe Telefone statt Zentrale oder Mailbox (das ist nicht immer möglich)

Klingt trivial, ist aber in vielen Firmen gar nicht so einfach.  Technisch gesehen ist es leichter ein Unternehmen gegen feindliche Einwirkungen von aussen abzusichern, wenn es gar keine Einfallstore gibt.  Ratet mal, wie also der häufig anzutreffende Standard ausschaut.

In punkto Laptops sieht es ähnlich aus, hier wird es zumindest in Übergangsphasen oft nicht anders laufen können als nach dem Prinzip des Bring Your Own Device (BYOD) vorzugehen. Ganz wichtig ist dann der Einsatz von Virtual Private Networks,

Remote Work Tools

Das sind die Werkzeuge (jeweils in alphabetischer Reihenfolge), mit denen ich seit Jahren oder auch seit kurzem sehr erfolgreich mit anderen Menschen in Europa verteilt arbeite.  Bitte prüft bei jeder Lösung, ob sie zu eurem Business und euren Vorgaben zu Datenschutz und Privacy passt!

Face-to-Face Video-Chats

• Google Meet gsuite.google.com/intl./de/products/meet/ – Online-Video-Conferencing inklusive Bildschirmteilen
• Skype skype.com – der Klassiker der Telefonkonferenzen, der auch Video-Chats ermöglicht
• Slack slack.com – Video-Chats mit bis zu 15 Leuten sind in der Basis-Version möglich
• Teams teams.microsoft.com – Online-Zusammenarbeit im Team, die auch Video-Chat anbietet
• Zoom zoom.us – Online-Video-Conferencing inklusive Bildschirmteilen mit Räumen, in denen Teilgruppen diskutieren können

Online Collaboration

• Basecamp basecamp.com – Projektsteuerung für Teams mit Fokus auf Aufgabenlisten und Sharing von gemeinsamen Dokumenten
• Conceptboard app.conceptboard.com – Online-Whiteboard-Lösung mit vielen Funktionen zur Zusammenarbeit (auch ohne Registrierung aller Teilnehmenden) und gemeinsamer Video-Konferenz
• Cuckoo cuckoo.team – Gemeinsamer Timer im Web zur Moderation von Online-Meetings oder Zeitintervalle für fokussiertes Arbeiten
• Google Business Suite gsuite.google.com – Zusammenarbeit online inklusive Kommunikation
• SAP Jam Collaboration sap.com/germany/products/enterprise-social-collaboration.html – Projektmanagement und Collaboration im Enterprise-Level
• Slack slack.com – Messaging für Teams, hier können alle Informationen zusammen laufen und sind sehr gut recherchierbar
• Teams teams.microsoft.com – Zusammenarbeit in einer Plattform, die eng mit Microsoft Office-365 und Skype integriert ist
• Trello trello.com – Projektsteuerung für Teams nach dem Kanban-Prinzip mit viel Übersicht und Zuordnung von Terminen und Verantwortlichkeiten

Coworking Online

• Focusmate focusmate.com – Wer vielleicht kein Team hat, in dem ein Arbeiten nebeneinander mit Videoschaltung angenehm ist, muss nicht auf Begleitung zum Arbeiten verzichten.  Über die Plattform Focusmate verabrede ich mich ab und zu mit einer anderen Person auf der Welt zu einer Stunde intensivem work on your own, not alone.
• Netzwerke – schaut, was eure beruflichen Netzwerke an Online-Vernetzung anbieten!

Bei der Bewertung der Tool für den jeweiligen Einsatz kann dieses Online-Angebot behilflich sein: Trusted trusted.de.

Aufstehen & Umhergehen, Nacken & Augen entspannen

Bei vielen bedeutet Home Office das Arbeiten am Küchentisch, Esstisch im Wohnzimmer oder Mini-Schreibtisch.  Wer hat daheim einen vernünftigen Stuhl für das mehrstündige Arbeiten am PC?  Daher mein Tipp:  Steht immer wieder auf, erhöht den Arbeitsfläche mit einem Klapphocker aus dem Kinderzimmer und stellt den Laptop drauf.  So können gut Dokumente oder eMails gelesen werden.  Beim Telefonieren steht auf und geht durch die Wohnung.  Macht zwischendurch ein paar Laptop Asanas.

Wie ich es schon zu den Pausen kurz anmerkte, im Home Office neigen viele dazu, durchzuarbeiten.  Kennt ihr das Gefühl, wenn ihr euch jetzt um die Waschmaschine oder sonst was kümmert kommt eins zum anderen – da macht ihr lieber noch was im Computer ’schnell‘ fertig?  Genau.  Ohne Pause verspannt der Nacken, die Augen kleben viel zu lange am Bildschirm.

Apropos kleben: Von den webgrrls empfahl gerade Jessica Leicher einen Klebezettel an den Monitor zu fixieren, mit dem ihr dran denkt, eure Augen (und euren Nacken) zu entspannen.  Einfach mit den Augen nach rechts und links schauen, dann mit dem Blick den Kreis verfolgen, dem X entsprechend in die Ecken schauen und dann die Umrisslinie des Quadrats mit den Augen verfolgen.

Wenn daheim technisch gar nichts geht

Hier auf der Insel sind wir in unserem Ort mit ca. 4.000 Menschen in punkto Konnektivität sehr gut ausgestattet:  Glasfaser-Internet mit 1.000 Mb/s symmetrisch.  Vielen zeitweiligen Coworkern tränt das Auge, wenn sie sich von uns verabschieden und zurück nach Deutschland reisen.

Daher:  Wenn die Technik daheim nicht ausreicht und die Tätigkeit enorm wichtig ist:  Gibt es vielleicht einen Coworking Space in der Nähe des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin?  Das reduziert die Reisezeit und den Kontakt mit anderen Menschen im öffentlichen Nahverkehr.  Darauf achten, dass der Space einzelne Büros oder Plätze mit grossem Abstand sowie nachhaltigem Infektionsschutz anbietet, dann kann diese Option als Lösung in Betracht gezogen werden.

Schützt euch & mögliche Personen mit erhöhtem Risiko, bleibt gesund!

Links zur Vertiefung rund um Remote Work

Das Thema hat – wie ihr in diesem Blogbeitrag bemerkt habt – eine sehr grosse Bandbreite.  Viele Aspekte kann ich hier nur anreissen, daher weitere vertiefende Quellen für euch:

• Links zu seriösen Quellen zum Coronavirus linkedin.com/pulse/good-links-coronavirus-doris-schuppe/
• Büro war gestern, Digitalien liegt überall doschu.com/2014/02/buero-war-gestern-digitalien-liegt-ueberall/
• Neuer Generator von RA Dr. Schwenke für Vereinbarungen über Informationsschutz im Home- und Mobile-Office drschwenke.de/neuer-generator-home-und-mobile-office-telearbeit/
• Projekte online im Team planen und steuern mit Trello rayaworx.eu/blog/post/coworkingmonday-projekte-besser-planen
• Hacks for location-independent work rayaworx.eu/blog/post/hacks-for-location-independent-work
• Unterwegs sicher arbeiten mit VPN: 2go2-mallorca.eu/2014/08/05/unterwegs-sicher-arbeiten-vpn-work-teil-1/ & 2go2-mallorca.eu/2015/08/27/unterwegs-sicher-arbeiten-vpn-2/
• Corporate Learning Camp #clc20digital colearn.de/clc20digital/
• Dokumentation mit vielen Quellen aus der Corporate Learning Camp Session „Virtual remote learning & training tips, content-sources & tools“  wiki.scn.sap.com/wiki/pages/viewpage.action?pageId=541820916
• „Kinder in Home Office: 13 Tipps um nicht zu verzweifeln“ von Franziska Bluhm blog.franziskript.de/2020/03/22/kinder-im-home-office-13-tipps-um-nicht-zu-verzweifeln/

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Illustrationen: DoSchu mit Canva.com • Portrait: Katrin Schäfer katrinschaefer-fotografie.de
(Links am 3. April 2020 erweitert; 24. Aug 2022 Korrekturen)