Was kann helfen, Projekte besser zu planen? Als Impuls am CoworkingMonday im Rayaworx gab ich einen Einblick in meine Erfahrungswelt der Projektplanung und -steuerung. Dazu erklärte ich das Kanban-Prinzip und stellte Trello als sehr nützliches Tool vor, das ich viel für mich sowie in Teams verwende.

Es gibt verschiedene Szenarien, in denen wir uns mehr Übersicht in der Projektplanung wünschen:

• Du schreibst Dir Deine Aufgaben auf praktische Klebezettel und bist viel unterwegs; Du suchst nach einer Lösung, damit die Notizen mit den verschiedenen Projektaufgaben Dich auf Reisen begleiten?
• Du hast ein Passion Project, das Du neben Deinen beruflichen Verpflichtungen verfolgen willst; Du wünscht Dir mehr Übersicht, was alles dazu gehört, sowie Struktur und Erinnerungen, damit Du dranbleibst?
• Im Team notieren sich alle ihre Aufgaben; es fehlt euch aber der Gesamtblick, welche Teilaufgaben zu bewältigen sind, und in welchem Status sie sich aktuell befinden?

Diese Herausforderungen kenne ich sehr gut. Daher ging vor einiger Zeit auf die Suche nach einer guten Lösung. Ich probierte viele Konzepte des ‚Getting Things Done‘ aus, genauso viele unterstützende Tools für Web und/oder Smartphone. Bei Kanban und Trello habe ich für mich eine wunderbare Kombination gefunden, mit der die ich nach wie vor gerne arbeite.

Projekte planen: das Kanban-Prinzip

Beim letzten CoworkingMonday in Santanyí stellte ich mein ‚dream team‘ vor. (Hier findet ihr Informationen sowie die Ankündigung des aktuellen CoworkingMonday im Rayaworx).

Als grundlegendes Konzept für mehr Übersicht und Sichtbarkeit in der Projektplanung und -steuerung erklärte ich das Kanban-Prinzip. Dazu nehme ich eine ganz normale Pinnwand und Post-its zur Hand – das kann jede*r sehr einfach nachvollziehen.

Als Beispiel wähle ich die Vorbereitung eines Events. Ich schreibe auf Klebezettel oder Karteikarten verschiedene Aufgaben, die rund um diesen Event zu erledigen sind. Bevor ich diese nun wild an meine Pinnwand hefte, gebe ich meiner Pinnwand eine Struktur.

Dem Kanban-Prinzip entsprechend bekommt meine Pinnwand 3 Spalten:

• Die 1. Spalte benenne ich ‚ToDo‘ – hier hefte ich alle Aufgaben-Kärtchen untereinander angeordnet an.
• Die 2. Spalte bekommt den Titel ‚Doing‘ – sobald ich eine Aufgabe angehe, schiebe ich die zugehörige Karte in diese Spalte.
• Die 3. Spalte ist in dieser kurzen Version der visuellen Projektsteuerung die Spalte ‚Done‘ – hier landen alle Aufgaben-Kärtchen, die ich erledigt habe.

Effekt: Ich sehe auf einen Blick, wie viele Aufgaben auf Bearbeitung warten, und wie viel ich mir aktuell in ‚Doing‘ aufgeschaufelt habe. Im Laufe des Projektes freue ich mich darüber, wie die Aufgaben von der ersten zur letzten Spalte ‚Done‘ (also von links nach rechts) wandern.

Natürlich kann diese Struktur auch erweitert werden. Zum Beispiel empfiehlt es sich oft eine Spalte ‚Warteschleife‘ anzulegen. Hier hänge ich gut sichtbar meine Aufgaben-Kärtchen hin, die gerade nicht bearbeitet werden können, weil auf etwas gewartet wird.

Projekte planen per Web & Smartphone

Für die eigene Solo-Planung ist so eine Pinnwand praktisch und oft bereits ausreichend. Wer jedoch von wechselnden Plätzen den beruflichen Aufgaben nachgehen möchte – Stichwort work anywhere – stösst da rasch an Grenzen.

Und besonders in Teams oder Gruppen funktioniert die klassische Pinnwand nur, wenn das Team klein ist und alle täglich auf das Planungs-Board schauen können. Sind einige der Gruppe oft und tagelang unterwegs, besteht die Übersicht nur, wenn nach kurzen morgendlichen Status-Calls die Aufgaben-Kärtchen aller Team-Player an der Pinnwand aktualisiert werden.

An dieser Stelle kommt dann spätestens die Frage nach einem Online- / Smartphone-Tool. Und dazu stellte ich Trello von Atlassian vor, dass mit verschiedenen Browsern sowie mit iOS- oder Android-Smartphones genutzt werden kann.

Weiterer Vorteil ist, dass die Lösung mit vielen Funktionen kostenfrei genutzt werden kann. Ihr habt damit beste Voraussetzungen, um ausgiebig zu testen ohne gleich ein Abonnement abzuschliessen. Darüber hinaus könnt ihr so viele Personen zu eurem Board einladen, wie ihr wollt – sogar in der kostenfreien Version. Lediglich die Anzahl der Team-Boards hat Atlassian in der Basisversion jüngst auf 10 begrenzt.

Wie funktioniert dieses Trello?

Trello arbeitet mit folgenden Bausteinen, die dem oben skizzierten Kanban-Prinzip nachempfunden sind:

• Board  Planungsbrett, Sammlung von Listen (unsere Pinnwand)
• Listen Sammlung von Aufgaben-Karten (unsere Pinnwand-Spalten)
• Karten • Aufgaben-Karten (unsere Post-its)

Soweit sind wir mit der Pinnwand-Vorbereitung schon gut aufgestellt. Weitere Überlegungen zur Vorbereitung könnt ihr machen, alles ist auch während der Verwendung anpassbar:

• Board-Name (Projektname…)
• Sinnvolle Listen für euer Projekt

Legt also los und tragt den passenden Namen für das Board ein. Dann gliedert ihr das Board in Listen und fügt Aufgaben-Karten hinzu. Und schon seid ihr beim Bearbeiten des Projekts. Entsprechend dem Status der jeweiligen Aufgabenkarten verschiebt ihr die Karten in die angelegten Listen.

Nützliche Funktionen

Klar hat so eine Software-Lösung noch ein paar Kniffe in petto, die mit der klassischen Pinnwand nicht so einfach sind.

Verantwortlichkeit • Zum Beispiel die transparente Darstellung, wer für ein Aufgaben-Kärtchen verantwortlich ist. In Trello könnt ihr die Karten einer konkreten Person zuweisen – das schafft jede Menge Klarheit im Team.

Labels • Zudem könnt ihr mit frei definierbaren ‚Labels‘ eure Aufgaben-Karten farblich markieren. Markiert ihr mit dem rotgefärbten Label alle zeitkritischen Aufgaben, die in den nächsten Tagen bearbeitet werden müssen, dann heben sich diese im Board optisch deutlich hervor.

Checklisten • In einer Aufgaben-Karte helfen Checklisten nichts zu vergessen. Ihr könnt hier Teilaufgaben zum Abhaken eintragen. Mein Tipp: Nicht zu viele ToDo’s in die Checkliste, damit die Übersicht nicht verloren geht!

Kalender • Ein nützliches Detail ist die Kalender-Funktion: Damit könnt ihr Deadlines zu den einzelnen Aufgaben-Karten eintragen, also der Termin, an dem diese Aufgabe erledigt sein muss. Trello kann dann an die Fertigstellung erinnern – und ihr könnt in der Kalenderansicht des Projekts gut sehen, was wann fällig ist.

Trello Board Beispiele

In meinem Impuls zum CoworkingMonday stellte ich unsere Boards Rayaworx Blog Flow für die Redaktionsplanung sowie unsere Event-Planung zum 3. Geburtstagsfest vor (beide nicht öffentlich). Weitere Beispiele, die ihr im Internet anschauen könnt:

• Cowork2019 Barcamp Coworking Session Board: trello.com/b/5R3RaF74/cowork-2019 (hier setze ich übrigens das Trello Board sowohl als Konferenzplan für den Barcamp-Tag als auch als Dokumentation für die Sessions ein)
• Renovierungs-Projekt: trello.com/b/4Y0idQQT/kitchen-project
• Reiseplanung: trello.com/b/ocCuiDQ4/hawaii-vacation
• Trello Inspiration Boards: trello.com/inspiration

Meine Präsentation, die ich als Basis für meinen kleinen Vortrag nutzte, habe ich auf SpeakerDeck veröffentlicht: Projekte planen per Web & Smartphone: Trello #coworkingMonday

Viel Erfolg wünsche ich euch, probiert es aus – zum Beispiel auch erst einmal mit der gezeigten analogen Projekt-Pinnwand!

Weitere Links:

• Übersicht Trello Plattformen mit Download-Links der Smartphone-Versionen: trello.com/platforms
• Registrierung via trello.com/signup